Der ultimative Leitfaden zum Verständnis von Swimlane Diagrammen
Es ist immer wichtig, die eigenen Prozesse zu kennen. Noch wichtiger ist es, zu wissen, wer für die einzelnen Schritte eines Prozesses verantwortlich ist. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die Prozesse haben, an denen mehrere Personen beteiligt sind. Ein Flussdiagramm ist immer eine gute Sache, aber manchmal braucht man ein wenig mehr Klarheit. In diesem Fall kann ein Swimlane Diagramm hilfreich sein.
Was ist ein Swimlane Diagramm?
Swimlane Diagramme sind Flussdiagramme, die einen Prozess vom Anfang bis zum Ende darstellen und zeigen, wer für die einzelnen Schritte des Prozesses verantwortlich ist. Ähnlich wie in einem Schwimmbad mit festgelegten Bahnen für jeden Schwimmer hat das Diagramm horizontale oder vertikale Bahnen, die zu jedem Akteur im Prozess gehören. Anstatt nur die Schritte im Prozess zu dokumentieren, ermöglicht diese Art von Diagramm den Mitarbeitern, ihre eigenen Verantwortlichkeiten innerhalb des Systems leicht zu erkennen und zu wissen, wie ihre Rolle in andere bewegliche Teile passt, wenn die Verantwortung von einer Partei zur nächsten weitergegeben wird. Ein Swimlane Diagramm (oder Rummler-Brache-Diagramm), wie es in Geary Rummler und Alan Brache's Improving Processes populär wurde, kann äußerst wertvoll sein. Die Verwendung dieses Diagramms bietet u. a. folgende Vorteile:
- Abgrenzung der Zuständigkeiten für bestimmte Personen oder Abteilungen
- Identifizierung von Engpässen, Redundanzen und überflüssigen Schritten zur Rationalisierung von Prozessen
- Sicherstellen, dass alle erforderlichen Parteien an einem Prozess beteiligt sind
- Standardisierung von Arbeitsabläufen und deren Dokumentation in hochgradig gemeinsam nutzbaren Formaten
Swimlane Diagramm Beispiele
Jeder Prozess, an dem mehr als eine Partei beteiligt ist, bietet eine hervorragende Gelegenheit, den Prozess mit Hilfe eines Swimlane Diagramms zu dokumentieren. Unternehmen können z. B. Standard-Workflow-Prozesse im Vertrieb modellieren, indem sie den internen Prozess der Bearbeitung eines Leads darstellen. Ein Lead kann zunächst in die Zuständigkeit der Marketingabteilung fallen, wo er gepflegt und für das Marketing qualifiziert wird, bevor er an einen Vertriebsmitarbeiter weitergegeben wird. Sobald das Geschäft abgeschlossen ist, wird der Lead (jetzt ein Kunde) an den Kundendienst weitergeleitet. Von dort aus kann er kurzzeitig auf die Spur des Vermarkters wechseln, um Umfragen und Feedback zu erhalten, bevor er zum Vertriebsmitarbeiter zurückkehrt, um eine Vertragsverlängerung oder ein Produkt-Upselling vorzunehmen.
Durch die Darstellung dieses Prozesses in einem Swimlane Diagramm wissen die Vermarkter, dass die Qualifizierung des Leads nicht das Ende ihrer Interaktionen mit dem Kunden ist. Stattdessen werden sie zukünftige Interaktionen als Feedback haben. Die Vertriebsmitarbeiter können auch klar erkennen, dass Verlängerungen in ihrer Verantwortung liegen. Noch besser: Sie wissen, dass sie sich an das Marketing wenden können, um Informationen über die Erfahrungen des Kunden und die Wahrscheinlichkeit von Upselling zu erhalten.
Weitere Beispiele für ein Swimlane-Diagramm können sein:
- Onboarding eines neuen Mitarbeiters, so dass die Personalabteilung eine detaillierte Aufschlüsselung der Verantwortlichkeiten erhält
- Modellierung von Änderungen an anderen Swimlane-Diagrammen, um neue Prozesse zu testen
- Arbeitsabläufe bei der Innenrevision
- Kreditorenprozesse
Wie man ein Swimlane Diagramm erstellt
Gehe folgendermaßen vor, um dein eigenes Swimlane-Diagramm zu erstellen:
- Liste alle Teilnehmer auf, die an dem von dir dargestellten Kernprozess beteiligt sind (oder sein sollten).
- Stelle jeden Schritt des Prozesses von Anfang bis Ende dar, wobei du dich von Spur zu Spur bewegst, je nachdem, wer für den jeweiligen Schritt verantwortlich ist. Verwende standardmäßige Flussdiagrammsymbole, beispielsweise Pfeile, die die Bewegungsrichtung angeben. Außerdem sollte jeder nachfolgende Schritt einen Schritt weiter rechts (in Diagrammen mit horizontalen Bahnen) oder weiter unten (in Diagrammen mit vertikalen Bahnen) liegen, um den Ablauf des Prozesses zu verdeutlichen.
- Lass die Teilnehmer und Abteilungsleiter die Richtigkeit des Prozesses überprüfen.
- Speichere eine bearbeitbare Version des Dokuments in einem zentralen Repository für zukünftige Aktualisierungen und Überarbeitungen.
Swimlane Diagramm-Software
Digitale Flussdiagramme sind handschriftlichen Versionen weit überlegen, aber es ist wichtig, die richtige Software zu wählen, mit der die Arbeit erledigt werden kann. Achte auf eine Mindmapping-Software, die für die einfache Darstellung von Swimlane-Diagrammen ausgelegt ist. Die Software sollte über modifizierbare Layouts, Standard-Flussdiagrammsymbole in ihren Bildbibliotheken und responsive Designfunktionen verfügen, die komplexe mehrstufige Prozesse und solche mit mehreren Teilnehmern ermöglichen.
Mit Vorlagen können Sie schnell loslegen!
MindManager umfasst zahlreiche Vorlagen, aus denen Sie wählen können. Wie Sie diese Vorlagen verwenden:
- Öffnen Sie MindManager
- Klicken Sie im Navigationsmenü auf NEU
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus
- Eine Vorschau erscheint auf dem Bildschirm. Vergewissern Sie sich, dass dies die Vorlage ist, die Sie verwenden möchten.
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- Passen Sie die Vorlage individuell für Ihr spezielles Projekt an.
Andere Arten von Maps und Diagrammen
- Visual Map
- Mental Map
- Netzdiagramn
- Concept Map
- Process Map
- Strategy Map
- Knowledge Map
- Idea Map
- Life Map
- Thought Map
- Bubble Map
- Flussdiagramme
- Organigramm
- Gantt-Diagramm
- Baumdiagramm
- Workflow-Diagramm
- Schwimmbahn-Diagramm
- Zeitleiste
- Venn-Diagramm
- Zwiebeldiagramm
- Kanban-Board
- Matrixdiagramm
- PERT-Diagramm
- Ablaufdiagramm
Fazit
MindManager ist eine leistungsstarke Mindmapping-Software, die für Unternehmen, Studenten und Unternehmer entwickelt wurde. Wir haben unsere Software so konzipiert, dass sie sich deiner Denkweise anpasst, damit du deine Prozesse in leicht verständlichen Grafiken darstellen kannst. Probiere unsere kostenlose 30-Tage-Testversion aus, um effektives Mind-Mapping in deine täglichen Abläufe zu integrieren.