Die ultimative Anleitung zum Verständnis von Prozessplänen

Was ist ein Prozessplan?

Ein Prozessplan ist die Visualisierung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Prozesses, den man anwendet. Sie beginnen mit dem Namen des Prozesses und arbeiten sich dann von den großen Schritten zu den genaueren Details eines jeden solchen Schrittes. Durch die Erstellung eines Prozessplans für eine bestimmte Aufgabe sehen Sie eher, wo Sie Verbesserungen vornehmen oder auf welche Schritte Sie verzichten können.

Beispiel für einen Prozessplan

Ein Prozessplan eignet sich hervorragend dafür, konkrete Aufgaben und Prozesse, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation regelmäßig ausführt, im Detail zu betrachten. Sie starten zwar mit dem Gesamtbild, aber gehen dann langsam immer weiter in die feineren Schritte, die ein Mitarbeiter unternehmen muss, um die Aufgabe zu erfüllen. So können Sie jeden Schritt und jedes Detail überprüfen, um festzustellen, ob Sie die Aufgabe bestmöglich erledigen. Hier sind einige Anwendungsmöglichkeiten für einen Prozessplan:

• Lernmittel
• Detaillierte Anweisungen zur Erledigung einer Aufgabe
• Prozesse straffen
• Bereinigen Sie alle Schritte, die Zeit verschwenden oder den Prozess verzögern
• Entscheiden Sie sich für zusätzliche Schritte zur Verbesserung des Prozesses

Ihr Team oder Ihre Mitarbeiter können einen Prozessplan verwenden, um jede Aufgabe oder jeden Prozess in Ihrer Organisation zu überprüfen.

Wie man einen Prozessplan erstellt

Die Erstellung eines Prozessplans ist recht einfach. Sie beginnen mit einer Aufgabe oder einem Prozess, den Sie abbilden möchten. Sie benennen den Prozess und beginnen mit der Auflistung der einzelnen Schritte. Mit jedem Schritt fügen Sie mehr und mehr Details darüber hinzu, was die Person während dieses Schrittes tut. Es ist eine gute Idee, so viele Details wie möglich hinzuzufügen.

Mit zusätzlichen Details finden Sie vielleicht etwas, das den Prozess verlangsamt, oder sogar ein Detail, das Sie zu anderen Aufgaben hinzufügen, um sie in Zukunft leichter zu erledigen. Nahezu jede Aufgabe oder Tätigkeit in Ihrem Unternehmen kann mit einem Prozessplan abgebildet werden.

Prozessplan-Software

Wenn Sie in der Klemme stecken, können Sie wahrscheinlich Ihre alltägliche Dokumenten- und Tabellenkalkulationssoftware verwenden, auch wenn Sie viel Zeit damit verbringen werden, die Zeilen und Spalten anzupassen. Sie werden auch einen einfachen Prozessplan haben und die Linien zeichnen müssen, die die Schritte und Details verbinden. Es ist eine gute Idee, in ein Softwareprogramm für die Gestaltung zu investieren.

MindManager bietet eine Software, mit der Sie einen Prozessplan erstellen können, der Ihnen hilft, Problembereiche zu identifizieren. Ihr Prozessplan kann so viele Details zu jedem Schritt enthalten, wie Sie benötigen, ohne dass Sie zurückgehen und andere Informationen in dem Plan verschieben müssen.

Mit Vorlagen können Sie schnell loslegen!

MindManager umfasst zahlreiche Vorlagen, aus denen Sie wählen können. Wie Sie diese Vorlagen verwenden:

1. Öffnen Sie MindManager
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf NEU
3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus
4. Eine Vorschau erscheint auf dem Bildschirm. Vergewissern Sie sich, dass dies die Vorlage ist, die Sie verwenden möchten.
5. Wählen Sie „Map erstellen“ aus.
6. Passen Sie die Vorlage individuell für Ihr spezielles Projekt an.

Andere Arten von Maps und Diagrammen

Fazit

Ein Prozessplan kann jedem Unternehmen bzw. jeder Organisation helfen, eine bestimmte Aufgabe und die damit verbundenen Schritte zu definieren. Indem Sie die einzelnen Schritte detailliert beschreiben, können Sie Änderungen an Ihrem Arbeitsablauf besser vornehmen und Zeit sparen, ohne an Qualität zu verlieren.