MindManager sorgt bei humanitären Projekten für mehr Überblick

Die Herausforderung

Die Stiftung Christliche Ostmission hat es sich zur Aufgabe gemacht, weltweit Menschen in benachteiligten Regionen zu unterstützen. Die zugrundeliegende Prämisse ist dabei, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten und Menschen in ihren Fähigkeiten und Chancen zu bestärken. Ziel ist es u.a, Menschen zu ermutigen, vor Ort in ihrer Heimat ein eigenes Business aufzubauen – sei es ein landwirtschaftlicher Betrieb, ein Laden oder eine Dienstleistung. Aber es geht auch um Bildungsprojekte oder rein humanitäre Hilfe, etwa in Kriegsregionen. Die Menge und Vielfalt der internationalen Projekte, etwa in Nepal, Moldawien, der Ukraine, etc. zu überblicken, stellt die Verantwortlichen der Christlichen Ostmission, vor eine große Aufgabe. Aber auch die Planung, Umsetzung und Budgetkontrolle sind eine große Herausforderung.

Aus ihrer Zentrale in Worb im Schweizer Kanton Bern heraus, müssen sie nicht nur alle Projekte steuern, sondern deren Finanzierung auch gegenüber dem Stiftungsrat verargumentieren. Gallus Tannheimer, Missionsleiter und Geschäftsführer der Stiftung und begeisterter Mindmapper hat sich deshalb entschieden, die Mindmapping-Methode einzuführen. Von ihr erhofft er sich mehr Transparenz und vor allem mehr Kreativität und Unterstützung bei der Planung und Umsetzung seiner Projekte.

Die Lösung

„Wir nutzen MindManager seit 2012“, sagt Gallus Tannheimer. „Die Einsatzszenarien sind vielfältig und die Software ist aus unseren Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Besonders hilfreich ist sie bei Brainstormings und der Vorbereitung von Meetings.“ Er und fünf seiner 16 Mitarbeiter arbeiten regelmäßig mit MindManager. Tannheimer schätzt vor allem einen immer wichtiger werdenden Aspekt – die Prozessplanung. „Ich nutze sehr gerne die Swim-Lanes für Prozessbeschreibungen, um darzustellen, wie sich ein Projekt entwickelt. Die Swim-Lanes helfen bei der gezielten Umsetzung und Kommunikation von Projekten und Projektelementen. Mit diesem funktionsübergreifenden Flussdiagramm lässt sich wunderbar visualisieren, was getan werden muss, wer involviert ist und welche Zwischen- und Endziele erreicht werden sollen.“ Hilfreich findet der Geschäftsführer dabei, dass die Swim-Lane-Diagramme nicht zu überladen sind und doch die wichtigsten Meilensteine vermitteln. Deshalb greift er gerne auf diese Möglichkeit zurück, wenn er dem Stiftungsvorstand seine Pläne und Projekte präsentiert.

Darüber hinaus nutzen er und seine Kollegen die Plattform sehr gerne für Brainstormings. „Aktuell haben wir die Aufgabe, das 50jährige Bestehen der Christlichen Ostmission zu planen. Im ersten Schritt haben wir in einer Map unsere Ideen gesammelt, dann das Ganze strukturiert und mit Zusatzinformationen ergänzt. Praktisch ist, dass man mit MindManager auch die Abhängigkeiten darstellen kann. Das alles hilft uns fundierter zu entscheiden, welcher Ideen wir wie und zu welchem Budget umsetzen“, sagt Tannheimer.

Gerne wird auch die Möglichkeit genutzt, mit Vorlagen zu arbeiten. Über die vielen Jahre, die man bereits mit MindManager arbeitet, haben sich Templates und Checklisten für die unterschiedlichsten Projekte und Aufgaben entwickelt. Tannheimer: „Heute können wir auf unsere Vorlagen zurückgreifen, was uns die Arbeit sehr erleichtert und natürlich vieles beschleunigt.“ Verlässlichkeit entsteht so auch bei den Budgetplanungen, Zeitplänen oder der Zuordnung von Ressourcen. Die jahrelange Erfahrung hat dafür gesorgt, dass die Map-Vorlagen extrem gut funktionieren und das Planen, Umsetzen und Kontrollieren der humanitären Projekte weitestgehend reibungslos funktioniert.

Das Ergebnis

Die Vorteile, die sich durch die Nutzung von MindManager ergeben, lassen sich kaum präzisieren, weil sich der Missionsleiter überhaupt nicht vorstellen kann, wie es ohne diese Lösung wäre; er kennt es einfach nicht anders. Als großen Mehrwert empfindet er jedenfalls, dass MindManager es immer wieder schafft, Menschen intensiv in ein Projekt oder eine Aufgabe hineinzuholen. „Die Optik des Mapformats scheint unserem menschlichen Denken wirklich derart gut zu entsprechen, dass man diese Arbeitsgrundlage immer nutzen kann – in der Schweiz genauso wie in Nepal oder der Ukraine“, sagt Tannheimer.

Aktuell profitiert die Christliche Ostmission in ihrem Ukraine-Projekt beispielsweise von der Tatsache, dass man hier auf ein Netzwerk aus über 500 Kinderclubs bauen kann. Über dieses Netzwerk werden nun vermehrt Kleider und Lebensmittel verteilt. Seit Kriegsbeginn nutzt man diese Möglichkeiten noch intensiver, um die Ukrainer zu unterstützen. „Da die Lage in der Ukraine heute komplexer und vor allem dynamischer ist, helfen uns die Maps, den Überblick zu behalten. Das erleichtert vor allem die vielen Abstimmungen und Besprechungen, die in unseren Projekten erforderlich sind, damit derartige Unterstützungsmaßnahmen überhaupt funktionieren können“, weiß der Missionsleiter.