Comment les chefs de projets gagnent en efficience grâce à MindManager

La problématique

Les missions locales ont été créées en 1982, l’ARML-IdF soutient ses 68 Missions locales adhérentes dans leurs actions de service public et d’insertion auprès des jeunes en difficulté. Leurs missions sont fortement liées à l’actualité. Ce qui demande à l’ARML-IdF de mener de front plusieurs dizaines de projets transverses tout au long de l’année :

• des projets dits « métiers » autour de l’emploi, la formation et l’insertion des jeunes,
• des projets liés à la transformation numérique de l’ARML-IdF.

Dès son arrivée au sein de cette structure, Philippe Crest, délégué aux usages numériques, a adopté MindManager dans son travail quotidien et a incité ses collègues à l’utiliser. Son objectif : faciliter la diffusion de l’information autour des multiples dossiers portés par la structure, auprès des différents intervenants internes et externes (membres de l’association, de différentes Missions locales, prestataires…).

En raison du nombre d’interlocuteurs autour de ces différentes actions, l’ARML-IdF doit faire face à de nombreux challenges liés à la gestion de projets :

• Disposer d’une vision d’ensemble des différentes missions à venir, en cours, ou achevées.
• Structurer les échanges lors des ateliers ou réunions
• Suivre leur avancement et leurs livrables
• Donner aux membres des projets l’accès à une documentation structurée et évolutive
• Construire et partager une vision commune
• Éviter la rédaction de comptes-rendus et ainsi gagner du temps.

L’usage de MindManager par l’ARML-IdF

Cette association francilienne utilise MindManager autour de 3 axes principaux :

Lors du pilotage de projet : Par exemple, lors du renouvellement de l’infogérance des Missions locales - projet qui s’est tenu durant 6 mois avec un budget de 240 000 euros - nous étions tenus de respecter les codes de commandes publiques étant financés par l’État et la Région Île-de-France. Pour permettre à ces acteurs publics d’être informés sur notre mise en concurrence, nous avons utilisé MindManager lors de l’initialisation du projet, mais également tout au long du suivi et lors de l’animation de la gouvernance. Ainsi, chaque membre de ce dossier avait un aperçu global étape par étape. »

Lors de l’animation d’atelier / brainstorming : « Si nous demandons aux participants d’atelier d’exprimer des besoins sur un sujet bien précis, une carte heuristique de MindManager nous permet de collecter l’ensemble des avis, remarques, attentes. En y listant l’ensemble de ces éléments, nous mettons en évidence un besoin commun. »

Lors de réunions : « Lors de l’animation de réunion, chaque participant prend la parole, les différentes propositions sont reportées en direct dans une carte créée sur MindManager. Cette dernière comporte tout ce qui s’est dit. Dans ce cas, inutile de produire un compte-rendu de réunion. Ce qui nous fait réellement gagner du temps. »

Les résultats

Sans conteste, MindManager permet à l’ARML-IdF de gagner en efficience sur sa gestion de projets, car :

• Chaque projet est mené à travers des cartes heuristiques partagées sur MindManager. Ces cartes centralisent l’ensemble des informations et leurs sources.
• Lors de nouveaux projets, les cartes produites lors des précédentes actions sont réutilisées en tant que modèles, ce qui fait gagner beaucoup de temps (carte d’initialisation de projet, carte de réunion de lancement, etc.).
• Les membres de l’association ont moins de risques d’oublier des tâches, car tout y est centralisé.
• La diffusion et l’accès de l’information sont collaboratifs : la documentation est partagée auprès de tous.